Michael Singer

Die 10 wichtigsten Tipps bei öffentlichen Ausschreibungen und Aufträgen

Fällt die Entscheidung, sich um öffentliche Aufträge zu bemühen, steht sicherlich zunächst die Frage im Vordergrund: Wie beteilige ich mich möglichst erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen?.

Dafür und vor allem, um das Risiko eines eventuellen Angebotsausschlusses zu minimieren, gibt es zahlreiche Checklisten, was bei der Teilnahme an Ausschreibungen zu beachten ist. Stellvertretend verweise ich auf die Checkliste der Auftragsberatungsstellen.

In hohem Maße wichtig ist jedoch auch, für eine mögliche Preisprüfung vorzusorgen. Im Jahr 2022 wurden 1.441 öffentliche Aufträge und Zuwendungen mit einer Gesamtsumme von ca. 2,5 Mrd. Euro geprüft. In fast jedem dritten Fall ergab sich eine Rechnungskürzung aufgrund des Ergebnisses der Preisprüfung — in Einzelfällen bis zu ca. 1 Mio. Euro pro Auftrag.

Das Wichtigste dabei ist, dass Sie bereits vor Abgabe des Angebotes wissen müssen, ob es bei diesem Auftrag eine Preisprüfung geben kann.

Warten Sie nicht, bis nach Abschluss des Auftrages eine Preisprüfung angekündigt wird, denn dann haben Sie nur noch sehr begrenzte Möglichkeiten, einer Rückzahlung zu entgehen.

Folgende Hinweise sollten Sie bei Ihren öffentlichen Aufträgen oder Forschungsprojekten deshalb auf jeden Fall beachten:

  1. Achten Sie bei der Vorkalkulation neben den besonderen Kalkulationsvorschriften des Auftraggebers vor allem auch auf eine Übereinstimmung mit den Vorschriften zum öffentlichen Preisrecht — VO PR 30/53 und LSP.
    Bedenken Sie dabei auch, dass seit dem 1. April 2022 Neuregelungen im öffentlichen Preisrecht gelten. Hier finden Sie die Änderungen in der VO PR 30/53 und der LSP im Änderungsmodus — jeweils hervorgehoben in roter Schrift.
  2. Kalkulieren Sie nur mit Stundensätzen und Gemeinkostenzuschlägen, die auch in einer Preisprüfung anerkannt werden, um das Risiko einer Rückforderung zu minimieren. Fragen Sie mich gerne, wenn ich Sie dabei unterstützen kann.
  3. Denken Sie daran, dass eine nachträgliche Preisprüfung auch ohne entsprechenden Hinweis im Vertrag und selbst dann stattfinden kann, wenn der Auftrag im Wettbewerb vergeben wurde.
  4. Beachten Sie, dass die Auftragssumme im Vertrag nicht inklusive Mehrwertsteuer, sondern immer mit dem Zusatz „zuzüglich des zum Zeitpunkt der Teil- oder Schlussabrechnung gültigen Mehrwertsteuersatzes” genannt ist.
  5. Vermeiden Sie mehrere Höchstbegrenzungen im Vertrag.
  6. Prüfen Sie den Vertrag auf mögliche Hinweise und Klauseln — vor allem bei Aufrägen der Bundeswehr bzw. des BAAINBw — und auf eventuelle Abweichungen zu Ihrem Angebot.
  7. Führen Sie von Anfang an ein laufendes Controlling und Preisprüfungs-Simulationen während der Projektlaufzeit durch.
  8. Erstellen Sie Zwischennachweise, die Anforderung von Abschlagszahlungen, Verwendungsnachweise und die Nachkalkulation erst dann, wenn Ihnen die Auswirkungen auf eine spätere Preisprüfung bewusst sind.
  9. Fertigen Sie vorsorglich unmittelbar nach Auftragsende eine Nachkalkulation an und notieren Sie sich dabei auch Sachverhalte, die für eine Preisprüfung wichtig sein können. Legen Sie diese Dokumente dann in einen virtuellen Ordner. Sollte eine Preisprüfung dann in Einzelfällen erst bis zu 10 Jahren danach kommen, sparen Sie sich umfangreichere Recherchen und können sofort auf Ihre Dokumente zugreifen.
  10. Lernen Sie aus vergangenen Preisprüfungen, um für die Zukunft besser aufgestellt zu sein.
Bei Berücksichtigung dieser Punkte haben Sie die besten Voraussetzungen für prüfsichere öffentliche Aufträge und Forschungsprojekte geschaffen.

Falls Sie sich selbst weiter informieren oder weiterbilden wollen:

Kommentare:
  • Ebisch/Gottschalk/Hoffjan/Müller: Preise und Preisprüfungen bei öffentlichen Aufträgen, ISBN 978-3-8006-6967-7
  • Michaelis/Rhösa/Bartetzky-Olbermann/Hinrichs/Weiss: Preisbildung bei öffentlichen Aufträgen, ISBN 978-3-7685-2311-0

Praxishandbuch: